Preguntas y respuestas frecuentes
Indice
Introducción
¿Qué es ecExpense?
“Si su herramienta de pago es la tarjeta corporativa y el efectivo, e-cExpense hace
el resto por Usted… convierta a los gastos comerciales de su empresa en una poderosa
herramienta de negocios”.
Es la plataforma de servicios de software basada en web más completa, segura y ágil,
destinada a la administración de gastos de su empresa.
Admite rendiciones de gastos de múltiples tarjetas y/o efectivo, múltiples monedas,
sin límites de usuarios y con la capacidad de administrar eficientemente el pago
de la tarjeta a cargo de la empresa, a cargo del empleado o la combinación de ambas
posibilidades.
Con ecExpense puede crear fácilmente sus informes de gastos, enviarlos y realizar
un seguimiento completo del proceso de aprobación y reembolso.
Los responsables de aprobación de gastos o aprobación de pagos pueden ver, examinar,
aprobar o rechazar los informes de gastos de forma simple y segura.
Reportes de gastos detallados le permiten saber con precisión cuándo, cómo y cuánto
gasta su empresa, áreas, centro de costos y empleados. Informes detallados por proveedores,
tipo de gastos, sus categorías y reportes especiales que permiten realizar un ranking
de gastos.
Dotada de la más sofisticada norma de comunicaciones, le da la posibilidad de realizar
automáticamente todo el proceso de seguimiento del flujo administrativo en todos
los sectores; ingreso de datos, aprobación de gastos y aprobación de pagos.
A su vez, podrá contar con el módulo de administración de adelantos en efectivo,
en múltiples monedas para un correcto control y seguimiento de todos los anticipos
otorgados.
¿Qué beneficio ofrece el modelo de distribución de software como servicio en la
que está basado el servicio ecExpense?
Es un modelo de distribución de software por medio de abono mensual, que garantiza
mantenimiento, operación técnica diaria y la ayuda al cliente sin costos. Es una
poderosa herramienta totalmente escalable y robusta.
¿Qué características tiene ecExpense al ser software como servicio?
El acceso a ecExpense es de forma remota vía Web. Ubicado en servidores centrales
y dedicados, de alta seguridad y escalabilidad, garantizan al cliente su uso las
24 horas los 365 días del año. De esta forma su empresa evitará entre otras cosas:
grandes inversiones, equipos técnicos de mantenimiento y soporte.
ecExpense está ddesarrollado con la última tecnología .Net de Microsoft, que prioriza
las funcionalidades para los usuarios, brindando la más alta seguridad en el tratamiento
de la información.
¿Cuáles son las mejoras que se verán en su empresa al utilizar ecExpense?
Captura automática de los gastos comerciales realizados con tarjeta corporativa.
Reducción de los gastos comerciales.
Control impositivo de los gastos ya que reporta a la contabilidad los valores exactos
del Impuesto al Valor Agregado a fin de ser desgravados.
Asociación y distribución de gastos totales o parciales por centro de costos, clientes
y proyectos. Podrá controlar los egresos por centro de costos, determinar la base
de precios y costos asociados a sus clientes y también para determinar los costos
a imputar a proyectos.
Herramientas de negociación con proveedores. Una potente base de datos y reportes
le brindan la información necesaria para lograrlo.
Integración con sus sistemas contables, financieros y de gestión. Por medio de diferentes
formatos de archivos, toda la información necesaria para la integración con sus
sistemas, eliminando la carga manual. Podrá descargar la información en formatos
como: Excel, Fixed values, CSV, Tab delimited y XML
¿A quienes va dirigido el servicio?, ¿ecExpense es la solución ideal para mi empresa
por su tamaño?
Miles de organizaciones de todo el mundo y de todos los tamaños requieren soluciones
que le faciliten su tarea comercial:
- Estudios Profesionales
- Pequeñas y medianas empresas
- Grandes empresas y Corporaciones
- Organizaciones Gubernamentales
ecExpense es la mejor solución del mercado sin importar la cantidad de usuarios,
es totalmente flexible y escalable.
Posee funcionalidades que permiten que cualquier tipo de organización pueda utilizarla
sacando el máximo provecho de la misma.
A su vez, su precio es accesible facilitando la incorporación al servicio a todo
tipo de empresas sin importar su tamaño, tanto pequeñas como grandes corporaciones.
Por su abono, mensual y por cantidad de usuarios, y por no requerir inversiones.
¿Cuáles son las industrias a las cuales ecExpense brinda el servicio?
ecExpense está especialmente pensado y desarrollado para satisfacer las necesidades
de todas las industrias para asistir a funcionarios en sus viajes, personal que
realiza compras en nombre de la empresa, como también para administrar los gastos
de sus equipos de ventas y profesionales en el desarrollo de sus tareas.
ecExpense puede ser usado por empresas de industrias muy variadas, ubicadas en todo
el mundo como:
- Aerolíneas y transportes
- Alimentos y bebidas
- Automotrices
- Comercializadoras y Distribuidoras
- Consultoras y Estudios profesionales
- Entretenimiento
- Hotelería y Turismo
- Industria Farmacéutica y Salud
- Petroleras y Energía
- Servicios Financieros
- Tecnología y Comunicaciones
- Organismos públicos / gubernamentales
- Otras industrias
¿Qué inversiones debo realizar para usar el ecExpense?
ecExpense no requiere inversión inicial.
Sin inversión en licencias de software, hardware, y a su vez no tiene costos adicionales
de inicio como consultoría, cargos de implementación y no requiere capacitación
de sus usuarios como otras plataformas de administración y gestión.
¿Cuál es el costo de mantenimiento?
ecExpense no tiene costo de mantenimiento. No requiere gastos en personal de mantenimiento
de IT dentro de las empresas.
¿Cómo se abona el servicio?
Es un servicio por abono y con “Factura fija”
ecExpense es contratado por abono mensual, y se paga de acuerdo la cantidad de usuarios
que la empresa tiene. Sin sorpresas y totalmente controlable por el cliente. Para
saber exactamente los medios y formas de pago de su factura diríjase a “formas de
pago” en www.ecexpense.com.
¿Cuándo puedo comenzar a utilizar el servicio ecExpense?
Es de disponibilidad inmediata. Al contratar el servicio puede utilizar la plataforma
en forma inmediata.
¿Es posible probar gratis ecExpense sin obligación de abonarse?
Todos los clientes que deseen probar ecExpense gratuitamente, lo podrán hacer por
un lapso de 30 (treinta) días, completando el registro que lo habilita a utilizar
todas las funcionalidades, sin ninguna clase de restricción de uso o cantidad de
usuarios, y lo más importante: sin obligación de abonarse luego de finalizado dicho
período.
¿Es rápida su implementación?
Por ser una solución Web, no requiere instalación de software en equipos del cliente,
por lo tanto y en minutos luego de registrarse como empresa usuaria, ecExpense podrá
ser implementado por usted, sin requerir conocimientos técnicos de ninguna clase.
Con solo configurar las cuentas de gastos y dar de alta a los usuarios autorizados,
su empresa podrá así comenzar a producir las rendiciones de gastos, sus aprobaciones,
autorizaciones de pagos y reintegros a sus empleados.
¿Cómo y qué costos tengo que afrontar para actualizar la versión de ecexpense?
La actualización de ecExpense es automática y sin costos.
ecExpense está en constante evolución y le garantiza que todas las actualizaciones
son sin ningún tipo de costos extras ni sorpresas para los clientes.
¿Puedo acceder a ecExpense desde cualquier lugar del mundo?
Puede utilizar los servicios a toda hora y desde cualquier lugar del mundo a través
de Internet, con la seguridad de que sus datos viajarán encriptados entre su equipo
y el servidor y viceversa. Recuerde que si usa un equipo público, deberá mantener
las normas de seguridad que son de uso habitual para dichos casos, como borrar todo
el historial de navegación y no guardar su usuario y contraseñas en el mismo.
Si deseo dar de baja el servicio ¿qué costos tiene y que sucede con la información?
La baja la puede solicitar en forma online, en cualquier momento y sin costos. La
forma de realizarlo es simple y por medio del envío de un correo electrónico desde
la dirección del usuario administrador dentro de los primeros 15 (quince) días dirigido
a clientes@ecexpense.com.
ecExpense mantiene su información durante todo el tiempo que el cliente está dado
de alta y durante los siguientes 6 (seis) meses posteriores a su baja, para que
puedan descargarla en diferentes formatos para su guarda y administración. Excel.
Xml, tab delimited, csv, son algunos de los formatos que la plataforma tiene para
entregar la información que está disponible. La extracción de la información será
de acuerdo al período que la empresa seleccione, mensual, o por períodos definidos
por el usuario. Es una función que realiza exclusivamente el usuario administrador.
¿Cuáles son los beneficios para mi empresa al utilizar ecExpense?
Con ecExpense podrá:
- Eliminar ineficiencias en los procesos
- Reducir los gastos comerciales sin esfuerzo adicional
- Ahorrar tiempo y recursos
- Reducir costos internos
- Imponer fácilmente efectivas políticas de gastos
- Evitar fraudes u omisiones
- Alertas automáticas de acciones, retrasos y vencimientos
- Reintegros a empleados en cuenta bancaria, caja o liquidación de sueldos
A su vez comprobará la posibilidad de:
- Mejorar el proceso de reintegro a sus empleados
- Aumentar eficientemente el control
- Reducir los costos
¿Cuáles son los beneficios como usuario de ecExpense?
Agentes de gastos:
- Menor trabajo en la rendición de gastos y solicitud de anticipos en efectivo.
- Certeza en el proceso de reintegro.
- Alertas automáticas para despreocupase de los vencimientos
- Reintegro en cuenta bancaria, caja o liquidación de sueldo
Agentes de aprobación:
- A partir de su implementación, las gerencias podrán centrar su atención en el negocio
sin preocuparse por el proceso de aprobación de los gastos comerciales. ecExpense:
- Reduce el tiempo del proceso de aprobación de gastos en efectivo y con tarjeta corporativa
como de solicitudes de anticipos en efectivo.
- Permite la aprobación o rechazo al instante
- Posibilita observar o modificar las rendiciones.
- Posee un sistema automático de alertas, sobre las acciones, retrasos en las rendiciones
de empleados y vencimientos.
Agentes de autorización de pago:
- Permite eliminar procesos tradicionales y engorrosos de gestión y pago de gastos
comerciales. Así evitará:
- Controlar el resumen de cuenta de la tarjeta.
- Planillas electrónicas y formularios
- Circuitos administrativos molestos
- Sistemas complejos que no contemplan sus necesidades.
Cuenta a su vez con un sistema de alertas y comunicaciones para dar a conocer sus
políticas de gastos en forma eficiente.
Integración del ecExpense con otros sistemas
[Volver]
¿Cómo se integra ecExpense con otros sistemas?
ecExpense lo asiste en potenciar sus sistemas. Permite una correcta y rápida integración
de la información con sus sistemas: Contables, Financieros y de Gestión.
Brinda por medio de diferentes formatos de archivos, toda la información necesaria
para la integración con sus sistemas, eliminando la carga manual. Podrá descargar
la información en formatos como: Excel, Fixed values, CSV, Tab delimited, XML.
¿Cuál es el beneficio que se obtiene a través de ecExpense al permitir integrarse
con otros sistemas?
Gracias a esta funcionalidad, Usted logrará:
- Evitar duplicación de procesos,
- Eliminar errores,
- Reducir tiempos,
- Lograr un uso eficiente de los recursos.
¿Es posible integrarlos con todos los sistemas?
ecExpense administra la información exportable en formatos estandarizados a fin
de lograr una eficiente integración con sus sistemas, como:
- SAP
- Oracle
- Múltiples sistemas contables de pymes y grandes empresas.
Usuarios
[Volver]
¿Cuáles son los tipos de usuarios que permite ecExpense?
El ecExpense tiene definidos cuatro roles/perfiles de usuarios:
- Agente de Gastos: Efectúa gastos comerciales en nombre de la empresa, en efectivo
y/o tarjeta.
- Agente de Aprobación: Es el encargado de aprobar los gastos de los agentes de gastos.
Este usuario es el que se ha definido como “titular” de un centro de costos y al
cual se imputarán dichos gastos.
- Agende de Autorización de Pagos: Es el usuario generalmente denominado “tesorero”,
el cual es el responsable de autorizar los pagos previamente aprobados por el agente
de aprobación, para su posterior reintegro al usuario agente de gastos.
- Administrador general de la plataforma (Administrador): Es el usuario encargado
de dar de alta a la empresa, asignar usuarios, tarjetas, centros de costos, determinar
y asignar a sus titulares “agentes de aprobación”, dar de alta a las cuentas de
gastos con sus categorías, importar los archivos de consumos con tarjetas corporativas
y exportar los datos de la base de datos del ecExpense entre otras tareas.
¿Un usuario puede asumir todos los roles/perfiles?
El ecExpense es una plataforma diseñada para que cumpla con las más estrictas funciones
de auditoría y control. Por lo tanto, de los cuatro roles o funciones que pueden
adoptar sus usuarios, (“agente de gastos”, “aprobador de gastos”, “autorizador de
pago” y “administrador” de la plataforma), se ha determinado por normas de seguridad,
que tanto los autorizadores de pagos como los administradores de la plataforma no
pueden a su vez tener el rol o las funciones de agentes de gastos o agentes de aprobación
de gastos.
¿Cuáles son los roles compartidos que pueden asumir los usuarios de ecExpense?
En los casos en que el "agente de aprobación" sea a su vez "agente
de gastos", es necesario asignarle un agente de aprobación denominado "superior"
para que apruebe sus informes de gastos.
¿Cómo puedo asignar un “superior” a un agente de gastos que en la actualidad no
requiere autorización de sus gastos?
Ya que por normas de auditoría y control esto no es correcto, algunas empresas nombran
siempre un “superior” (ver video de entrenamiento “Configuración de centros de costos”),
y el cual conceptualmente no necesariamente debe ser un superior jerárquico. Es
posible nombrar un usuario que solo cumpla con esa única función, aprobar los gastos
de los agentes de gastos que no requieren aprobación como directores, presidente
de la compañía etc.
Los pasos son:
Crear un nuevo usuario para tal fin y asignarle el rol de agente de aprobación.
A continuación cuentan con dos posibilidades:
- Si los usuarios agentes de gasto a su vez son titulares de los “centros de costos”
(agentes de aprobación), se les asigna como “superior” a este nuevo agente de aprobación
creado.
- En los casos en que dichos usuarios agentes de gastos no sean titulares de centros
de costos, se crea un centro de costo (“Directorio” o “Personal Jerárquico” por
ejemplo) y se pone como titular del centro de costo a este nuevo usuario agente
de aprobación creado.
¿Qué sucede y como se procede si como agente de aprobación tomo licencia?
Es posible asignar "reemplazos" cuando los agentes de aprobación toman
licencias. Cuando esto sucede, el usuario administrador deberá ingresar al centro
de costos donde el titular toma licencia, seleccionar un agente de entre los usuarios
predeterminados, asignar el rol de “Suplente”. Cumplido este paso, el nuevo usuario
suplente tomará el rol/perfil de agente de aprobación de gastos en reemplazo del
titular temporariamente. Al regreso del titular, con la simple acción de “eliminar”
al agente suplente, el titular retomará automáticamente sus funciones como tal.
¿Cuántos usuarios pueden administrar ecExpense?
La cantidad de usuarios por rol o perfil es “ilimitada”.
Se recomienda que existan por lo menos dos administradores para que en caso de necesidad
un administrador actúe como reemplazo o backup del administrador principal.
De igual forma, es conveniente en empresas que tengan gran cantidad de usuarios,
proceder a nombrar a dos agentes de autorización.
¿Qué significa cuando un usuario está activo?
A todos los usuarios de ecExpense se los considera “activos” desde el momento en
que son dados de alta en el sistema. Esto significa que los usuarios en esa condición
están en condiciones y capacidad de realizar todas sus tareas en el ecExpense.
¿Se puede suspender o dejar parcialmente inactivo a un usuario?
Es posible que el administrador suspenda o inactive a un usuario si este lo desea.
La inactividad no permitirá ingresar al usuario a la plataforma mientras éste mantenga
dicho estatus de inactividad. El procedimiento para activar o inactivar a un usuario
es función del administrador y procederá desde la solapa “Usuarios” seleccionando
entre los usuarios a aquel que cambiará de estatus, tildando (usuario activo) o
destildando (usuario inactivo) la casilla correspondiente. Recuerde que un usuario
desde que ha sido dado de alta siempre está activo por definición.
¿Es posible eliminar un usuario?
Esto es posible siempre y cuando el usuario no tenga asociadas en ese momento registros
relacionados como algún informe de gastos, órdenes de reintegro creados, o si el
usuario fuese un agente de aprobación de gastos, que ya haya realizado alguna aprobación
de un informe de gastos y orden de reintegro, etc. Es decir, la posibilidad de eliminar
un usuario radica en que si ya ha realizado alguna operación o no que implique la
creación de un registro dentro de la base de datos del ecExpense.
ecExpense cuenta con un registro de base de datos histórica por lo cual imposibilita
la eliminación de usuarios en esta condición, pero así su inactividad utilizada
para que el usuario no opere más en la plataforma. Esto es a fin de favorecer el
mantenimiento de la información histórica para su consulta, orden y gestión.
¿Cómo procedo para eliminar un usuario?
Si el administrador desea eliminar al usuario se pueden presentar dos posibilidades:
Que el usuario creado fue hecho por error o con errores: En este caso si no tiene
registros asociados o creados, es posible a través de la orden de “eliminar” desde
el listado de usuarios dentro de las funciones del administrador.
Que el usuario ha dejado de pertenecer a la empresa y ya tiene creado registros:
En este caso simplemente se debe dar la orden desde la pantalla de datos del dicho
usuario destildando la opción de “usuario activo”, lo cual lo imposibilita a ingresar
al ecExpense.
¿Es posible nombrar Agentes de Gastos a personas que no pertenezcan a la estructura
de mi empresa?
Es posible que la empresa a fin de controlar los gastos de terceros a su estructura,
como contratistas, asesores u otros, se los nombre como agentes de gastos dándole
la posibilidad de rendir cuenta de sus erogaciones.
ecExpense lo permite, para lo cual se les deberá asignar un agente de aprobación
específico con un centro de costos especial, o bien incluir estos nuevos agentes
de gastos dentro de la estructura general de la empresa que ya se ha definido en
la plataforma.
¿Es posible nombrar a Agentes de Aprobación a personas que no pertenezcan a la estructura
de mi empresa?
En determinadas empresas, como las consultoras, estudios profesionales y otras en
las que es frecuente realizar gastos en nombre de sus clientes y que por lo tanto
forman parte de la facturación a éstos, ecExpense permite asignar a un cliente el
rol de agente de aprobación para que sea él mismo quién autorice dichos gastos.
¿Cómo procedo para nombrar agentes de aprobación a personas que no pertenecen a
la estructura de mi empresa?
Para que esto sea posible, el usuario administrador deberá dar de alta al agente
de aprobación, asignarle un centro de costos especial de los denominados “Clientes”,
e incorporar a los agentes de gastos de la empresa que están autorizados a realizar
gastos en nombre de este cliente, asignándolos a este centro de costos especial.
¿Puedo nombrar a un agente de aprobación de mi empresa para que apruebe los gastos
que se han realizado en nombre de un cliente?
Si la empresa no desea asignar a un tercero el rol de agente de aprobación, dicha
función la puede asumir un empleado de su empresa como el responsable del centro
de costos especial creado para identificar al cliente.
Del mismo modo, si en lugar de utilizar un centro de costos “Clientes”, la empresa
requiere administrar también “Proyectos” como centro de costos especial, ecExpense
permite crearlos bajo las mismas características anteriormente descritas.
¿Cuál es el beneficio de crear centros de costos especiales de los denominados “Clientes”
y “Proyectos”?
Por medio de reportes específicos, se determina con exactitud el monto a facturar
a los clientes o asignar a los proyectos, como así también adjuntarlo a la factura
para enviarlo como comprobante al cliente o proyecto.
Toda la información generada se encuentra en la base de datos que podrá ser extraída
por el usuario Administrador con la función “Exportar”.
¿Qué implica ser el primer usuario Administrador al dar de alta a la empresa como
cliente?
El primer usuario “Administrador”, es quien a dado de alta a la empresa como cliente,
e identifica a la persona que contrata los Servicios y administra la cuenta de Servicios
por parte de la empresa cliente de CONSIGLIO S.A.
¿Cuáles son las consideraciones de los usuarios en general con respecto a las condiciones
generales del ecExpense?
a) El Cliente representa a la persona física o jurídica que acepta todas las Condiciones
Generales y se obliga responsabilizándose a cumplir y hacer cumplir por el Administrador
y su/s Usuario/s la totalidad de las mismas.
b) El Cliente debe tener un Administrador como mínimo y a su vez puede tener 1 (uno)
o más Usuarios.
c) Cada Usuario de una cuenta de un Cliente puede tener distintos atributos (en
adelante e indistintamente “Perfil” o “Perfiles”) en lo referente a: autorización
de acceso, uso y demás características que los Servicios contemplen, y por el contrario,
el “Administrador” posé todos los atributos como administrador de los Perfiles de
los Usuarios y cuenta con la capacidad de contratar cualquiera de los Servicios
que ofrece CONSIGLIO S.A.
d) Es atribución exclusiva del Cliente por medio del “Administrador” la designación
de sus Usuarios, y por lo tanto, de su total responsabilidad que éstos cumplan con
todo lo dispuesto por el contrato de servicios o condiciones generales (ver Condiciones
generales en el sitio www.ecexpense.com.
e) El “Administrador” tiene la facultad de asignar a otro/s Usuario/s la totalidad
de las funciones que el primero posee por medio de la asignación de Perfiles que
éste administra.
Proceso de rendición de gastos y solicitud de órdenes de adelanto
[Volver]
¿Qué clase de gastos puedo rendir con ecExpense?
Se pueden rendir todos los gastos realizados por la empresa tanto en efectivo como
con tarjeta corporativa. Dicha rendición es a través del “Informe de gastos” que
elabora el agente de gastos. Existen dos tipos de uso que las empresas dan al ecExpense
para rendir, aprobar y autorizar los pagos junto a las reintegros a los agentes
de gastos:
- Para administrar, controlar y gestionar todos los gastos de la empresa.
- Para administrar, controlar y gestionar solo sus gastos comerciales y de representación
que son efectuados por empleados, contratistas y profesionales autorizados por la
empresa.
¿ecExpense permite administrar adelantos en efectivo?
Si, y su nombre es solicitud de “Ordenes de adelanto” que tienen el mismo circuito
y comparten las mismas condiciones de aprobación que se usa para la rendición de
gastos.
¿Cómo es el proceso de rendición de los gastos comerciales?
Cuando un usuario agente de gastos, realiza un gasto en nombre de la empresa, comienza
un proceso a través de ecExpense para administrar y gestionar de manera eficiente
sus rendiciones. En un solo documento llamado “Informe de Gastos” podrá rendir gastos,
como: taxis, pasajes, hotel, comidas y otros gastos de su empresa.
¿Es posible ampliar la información de la rendición de gastos?
Podrá ampliar la información ya sea descriptiva como cuantitativa para alimentar
los sistemas contables y de información de la empresa. Podrá incluir en las rendiciones
de gastos a su vez:
- El instrumento de pago utilizado - efectivo o tarjeta
- Importe y moneda del gasto.
- Impuestos incluidos – IVA.
- Tipo y número de comprobante o factura.
- Imputación a cuentas de gastos y sus categorías de gastos.
- Comentarios u observaciones de los gastos realizados.
¿Con ecExpense puedo distribuir un gasto a diferentes centros de costos?
Una de las funciones más importantes de ecExpense es permitir asociar y distribuir
los gastos por: Centros de costos, Proyectos, y Clientes. Si el agente de gastos
está autorizado a distribuir gastos a otros centros de costo diferentes a cual pertenece,
podrá hacerlo por porcentajes o por valores absolutos.
¿Cómo podré enterarme si un agente de gastos de otro centro de costos distribuye
gastos a mi centro de costos?
Si Usted es agente de aprobación de un centro de costos al cual un agente de gastos
de otro centro de costos le ha distribuido el total o un porcentaje de un gasto,
ecExpense lo informa por medio de una alerta automática por correo electrónico con
toda la información de dicha distribución para que tome conocimiento.
¿Cómo es el proceso de aprobación de los informes de gastos y de las ordenes de
adelanto?
El usuario agente de aprobación recibe de sus agentes de gastos rendiciones de gastos
y solicitudes de adelanto en efectivo para aprobar. Es informado por alertas automáticas
en su correo electrónico y en su tablero de control, que tiene informes de gastos
u órdenes de adelanto por aprobar. Aprobada la rendición o la solicitud de adelanto,
tanto el área de administración como sus empleados son alertados automáticamente
por igual mecanismo que se inicia el proceso de reintegro. En resumen el agente
de aprobación podrá:
- Aprobar
- Rechazar
- Observar
- Corregir
¿Cómo es el proceso de autorización de pago de los informes de gastos y ordenes
de adelanto?
El área de administración, por medio del usuario de autorización de pago, recibe
de los usuarios agentes de aprobación el pedido de autorización y pago de las rendiciones
y ordenes de adelanto que éste ya ha aprobado. Este aviso es dado por medio de alertas
automáticas en su correo electrónico y en su tablero de control. Con ecExpense el
agente de autorización de pago podrá:
- Autorizar
- Rechazar
- Observar
- Corregir
- Generar reintegros
¿Qué clase de información puede obtener el autorizador de pago que ayude a su tarea?
Además de las tareas de autorización de pago de informes de gastos y ordenes de
adelanto, ecExpense le permite generar reportes dinámicamente para facilitar su
gestión de administración de la empresa como con las tareas de gestión y control
de terceros a ella, como por ejemplo:
- Liquidación del pago a la Tarjeta Corporativa
- Reintegro a empleados
- Controlar la imputación contable de los gastos
- Generar la facturación a clientes o asignación de costos a proyectos
¿Qué clase de reportes, archivos o visualización de la información se puede obtener
con el ecExpense?
ecExpense permite:
- Visualizar on line la información generada.
- Imprimir reportes.
- Descargar reportes en formato PDF.
¿Qué clase de reportes se puede obtener con el ecExpense?
ecExpense produce reportes con información:
- Actual e Histórica.
- Por Empleado, Área o toda la Empresa.
- Por Centro de costos, ya sea Centro de Costos o Proyectos especiales o Clientes.
- Por Moneda, ya que ecExpense es multimoneda.
- Instrumento de Pago, ya sea Efectivo y/o Tarjeta corporativa.
- Por Cuenta de gastos/cuenta contable y Categorías de gasto.
- Mensual – Anual – Período definido por el usuario.
Centro de Costos
[Volver]
¿A que se denomina Centros de Costo en el ecExpense? Concepto General
Los centros de costos en un concepto amplio, son las “áreas” de la empresa en donde
se imputarán los gastos rendidos por los agentes de gastos.
Estas áreas podrán ser, centros de costos como se los conoce contablemente, como
también Clientes o Proyectos denominados “centros de costos especiales”.
¿Qué es un centro de costos en el ecExpense? Concepto específico
Centros de Costos es la definición contable para las áreas o sectores de la empresa,
a las cuales se imputarán los gastos rendidos por los informes de gastos que han
realizado los agentes de gastos.
¿A qué se refiere cuando se denomina a un centro de costos “Clientes”?
Clientes es un caso particular de centro de costos en el ecExpense que permite a
la empresa “controlar” y “gestionar” los gastos que ha realizado en nombre de un
cliente en particular.
¿A qué se refiere cuando se denomina a un centro de costos “Proyectos”?
Proyectos es un caso particular de centro de costos en el ecExpense que permite
a la empresa “controlar” y “gestionar” los gastos que ha realizado para llevar adelante
un proyecto en particular que desea diferenciar de los demás centros de costos de
la empresa.
¿Qué beneficios obtiene mi empresa por utilizar centros de costos especiales como
Clientes o Proyectos?
En el caso de utilizar centros de costos “Clientes” usted podrá diferenciar los
gastos realizados para su empresa o para sus clientes con exactitud y así poder
proceder a facturarlos al mismo. A su vez, si no factura al cliente dichos gastos,
podrá mantener un control especial de las erogaciones que este cliente le produce
a su estructura de costos.
Cuando su empresa administra un proyecto en especial, ya sea propio o para terceros
a su empresa, y quiere controlar, gestionar y administrar dichos gastos, Usted podrá
determinarlos con exactitud, visualizarlos a través de reportes y obtendrá la información
para imputarlo a su contabilidad correctamente sin otros requerimientos.
Cuentas de gastos – diferencias con cuentas contables
[Volver]
¿Qué son las cuentas de gastos y en qué se diferencian de las cuentas contables?
Las cuentas de gastos representan los conceptos de los gastos en que han incurrido
los agentes de gastos y a las cuales imputarlos. Es importante aclarar que una cuenta
de gastos tiene asociada una cuenta contable que la representa en la contabilidad
de la empresa. Otro aspecto a destacar es que, a su vez, un grupo de cuentas de
gastos pueden estar asociadas a una misma cuenta contable.
¿Cómo puedo obtener mayor discriminación de la información en los reportes de los
gastos realizados?
Si la empresa desea discriminar para sus reportes varios conceptos que corresponderían
a una misma cuenta contable, es aconsejable crear “cuentas de gastos” por cada concepto
y asociarlos a dicha cuenta contable. Por ejemplo si la cuenta contable es “comidas”
y se desea discriminar las comidas con “Clientes” de las comidas con “Proveedores”
y a su vez con las comidas internas de los “empleados”, deberá crear cuentas de
gastos por cada concepto que desee identificar del resto y asociarlo a la cuenta
contable que las agrupe, en este ejemplo la cuenta contable sería “Comidas” en general.
Así podrá ver en los reportes el consumo en tres conceptos por separado pero éstos
estarán contablemente asociados a una misma cuenta contable; “comidas”.
Este mecanismo permite a la empresa discriminar en los reportes, los gastos de todas
las comidas de la empresa, de un área o de un agente en particular realizadas en
un período determinado.
Panel de control y Operación
[Volver]
¿Qué es el panel de control y qué función cumple?
El “Inicio” en el ecExpense es el “Panel” o Panel de Control, el cual ofrece a los
usuarios una vista general de las “principales tareas” y los “estados” en que se
encuentran las mismas. Estas tareas se exponen en sub-paneles o sectores con referencias
generales y accesos (links), para que el usuario pueda obtener mayores detalles
o funcionalidades de las mismas.
¿Qué ofrece el panel de control a los diferentes usuarios?
Los usuarios agentes de gastos podrán ver sus rendiciones de gastos (Informes de
gastos) y solicitudes de adelantos (Ordenes de Adelanto) en sus diferentes estados:
pendientes de envío, pendientes de aprobación, aprobadas, autorizadas para el pago
o rechazadas.
Los usuarios agentes de aprobación, verán las tareas de aprobación que deben cumplir.
Los agentes de autorización o tesoreros, comprobarán las tareas de autorización
que tienen por realizar.
En el caso del usuario Administrador, se encuentran en su Panel de Control, todas
las tareas de alta y mantenimiento necesarias para que los restantes usuarios puedan
realizar sus tareas. Complementariamente, tendrá los accesos a administración general
de la cuenta de la empresa.
Ejemplo de sub - panel usuario agente de gastos:
¿Cómo controla el usuario Administrador la asignación de las tarjetas corporativas
a los usuarios agentes de gastos?
Si su empresa utiliza tarjeta corporativa como medio de pago, el usuario Administrador
también verá en su Panel de Control, los consumos aun no asignados a usuarios que
pagan con tarjeta corporativa como “consumos pendientes de asignación”. Estos surgen
luego de “Importar” el archivo de consumos con tarjeta corporativa. Es función del
usuario Administrador concluir la asignación de las tarjetas a los correspondientes
usuarios titulares de las mismas.
¿Con que cuento como usuario para realizar mis tareas o funciones en el ecExpense?
Las funciones a las que podrán acceder todos los usuarios, según su rol o perfil
de usuario, están desplegadas en “solapas” ubicadas en forma horizontal en la parte
superior del ecExpense, que tienen un orden general pero no estricto, pensado para
que el usuario navegue por las mismas de izquierda a derecha a fin de cumplir con
sus tareas.
Ejemplo de barra del usuario agente de gastos:
¿Qué herramienta da ecExpense para administrar los documentos físicos que soportan
a los gastos efectuados y rendidos en un informe de gastos?
Realizadas las rendiciones de gastos, los agentes de gastos podrán imprimir el reporte
del “informe de gastos”, el que es utilizado como carátula de los documentos que
respaldan los gastos (facturas, comprobantes de compras, etc.). A éste se adjuntan
dichos documentos y se envían físicamente al agente de aprobación de gastos para
que los controle “físicamente”.
Finalizado este paso, y luego de aprobar el informe de gastos, esa carátula con
sus documentos, se envía al área de administración para que el usuario autorizador
de pagos, lo utilice como soporte para producir la autorización para el pago como
así también como soporte contable.
Reintegros a agentes de gastos
[Volver]
¿Qué son las Órdenes de Reintegro?
Las “Ordenes de Reintegro” son las instrucciones de reintegro a usuarios - empleados,
funcionarios y agentes externos autorizados por la empresa (asesores, contratistas,
etc.) - que emite el ecExpense luego de generar los cálculos de conciliación considerando
todas las variables necesarias para determinar el estado “deudor” o “acreedor” de
los usuarios con respecto a la empresa y el importe correspondiente a su liquidación.
¿Cómo se realiza el reintegro a los usuarios agentes de gastos?
Los agentes de gastos, una vez autorizadas las rendiciones o solicitudes de adelanto
en efectivo, reciben automáticamente un alerta por correo electrónico y en su panel
de control, informando que su rendición o adelanto está para acreditar de acuerdo
a la funcionalidad que la empresa seleccione, ya sea:
- En cuenta bancaria.
- A disposición de cobro en tesorería.
- En la remuneración salarial del mes.
¿Cuál es el proceso para generar el reintegro a los agentes de gastos?
Luego de ser aprobados los informes de gastos, estas rendiciones de gastos pasan
a consideración del usuario “autorizador de pago” o tesorero, quién tiene la facultad
de autorizar o rechazar el pago de los mismos.
Este último usuario, es quien luego de todo el proceso de rendición, aprobación
y posterior autorización para el pago, genera las “Ordenes de Reintegro” a los empleados
que tienen informes de gastos por liquidar.
El proceso de reintegro es en sí la conciliación automática que resuelve el cálculo
de los débitos y créditos que el empleado ha acumulado al momento de generación
de la Orden de Reintegro.
¿Cuál es el período considerado para liquidar el reintegro?
El período para liquidar las Órdenes de Reintegro dependerá de las políticas de
la empresa al respecto. Podrán ser diarias, semanales, quincenales, mensuales o
por períodos que arbitrariamente el usuario agente de autorización de pagos determine.
La emisión de cada Orden de Reintegro “liquida” desde la anterior orden emitida,
todo lo que hasta ese momento se ha acumulado de rendiciones de gastos que han cumplido
con todo el proceso (rendición, aprobación y autorización para el pago), como así
también los “adelantos en efectivo” y “adelantos con tarjeta corporativa”. En el
supuesto caso de que se produzca una Orden de Reintegro y aun queden pendientes
conceptos que no han cumplido con todo el proceso de rendición, quedarán en ese
estado hasta tanto no se termine con dicho proceso, luego del cual, serán incluidos
en la siguiente Orden de Reintegro.
¿En qué consiste la conciliación de la orden de reintegro?
La conciliación se realiza al generar la Orden de Reintegro y considera dos conceptos
generales:
- Los créditos a favor del usuario “agente de gastos” - usuario que realiza gastos
en nombre de la empresa, en efectivo y/o con tarjeta corporativa -,
- Los débitos a favor de la empresa, como por ejemplo “adelantos”, tanto aquellos
solicitados en efectivo y efectivamente entregados, como los adelantos retirados
con tarjeta corporativa si los hubiese. Estos dos tipos de adelantos son deducidos
del reintegro debido a que, se entiende que el efectivo obtenido por este mecanismo,
es utilizado por el usuario para realizar gastos en nombre de la empresa que luego
serán rendidos a través de un informe de gastos como “gastos en efectivo”. A su
vez forman parte de los débitos las “devoluciones” que se reciben de la tarjeta
corporativa.
ecExpense realiza la conciliación automática entre éstos conceptos, créditos (consumos
en efectivo) y débitos (adelantos en efectivo/tarjeta corporativa) al momento de
la liquidación de la “Orden de Reintegro”.
¿Cómo son tratados los adelantos en efectivo y con tarjeta corporativa?
Los adelantos son débitos a favor de la empresa, tanto aquellos solicitados en efectivo
y efectivamente entregados, como los adelantos retirados con tarjeta corporativa
si los hubiese. Estos dos tipos de adelantos son deducidos del reintegro debido
a que, se entiende que el efectivo obtenido por este mecanismo, es utilizado por
el usuario para realizar gastos en nombre de la empresa que luego serán rendidos
a través de un informe de gastos como “gastos en efectivo”.
¿Qué efecto tiene en la conciliación los débitos por devoluciones que realiza la
empresa de tarjetas corporativas?
La conciliación para la liquidación de las “Ordenes de Reintegro” que ecExpense
realiza, considera que la tarjeta corporativa es para uso de gastos en nombre de
la empresa, por lo tanto todo tipo de devolución le corresponde y debe ser debitada
en la liquidación de la Orden de Reintegro.
¿Qué clase de devoluciones de la empresa de tarjeta corporativa existen?
Las devoluciones podrán ser por diferentes motivos:
- Devoluciones de cargos reversados por la compañía de tarjetas o el proveedor por
imputación errónea
- Devoluciones de bonificaciones por consumos con la tarjeta corporativa
- Devoluciones por créditos impositivos
- Otras devoluciones y créditos en los resúmenes de cuenta de la tarjeta corporativa
CASO ESPECIAL: En los casos en que la tarjeta corporativa la paga el agente de gastos,
¿Cómo se puede considerar a las devoluciones por gastos personales con tarjeta corporativa
en los casos que la empresa autoriza esta práctica?
En el supuesto caso en que la empresa autorice a un agente de gastos a realizar
“gastos personales” y decida reintegrarle determinadas “devoluciones” realizadas
por la compañía de tarjetas, como por ejemplo, devolución por una bonificación de
una compra personal, en el escenario en que la tarjeta corporativa la paga este
usuario y no la empresa, ecExpense genera la liquidación tal como fue antes explicada
en los puntos anteriores, pero brinda la base de datos para que se puedan extraer
los datos a fin de realizarla.
Esta base de datos se obtiene a través del usuario Administrador, quien en su panel
tiene la función “Exportar” los datos de la base de datos y así generar la información
necesaria para realizar el reintegro al empleado.
Contablemente, las cuentas involucradas en el proceso se verán saldadas, ya que
por un lado ecExpense ha retenido el importe de la devolución y por el otro lado,
fuera de la plataforma, contablemente se deberá asentar el reintegro al usuario
agente de gastos por dicha devolución.
¿Puedo utilizar mi tarjeta personal para rendir gastos de la empresa en el ecExpense?
Para ecExpense si los consumos han sido pagados con tarjetas personales, deberán
ser rendidos como gastos pagados en efectivo.
¿Cómo calcula el ecExpense el reintegro a los agentes de gastos?
Existen dos formas de conciliar el reintegro. Si la empresa por política solo permite
rendir gastos en efectivo, o gastos en efectivo y con tarjeta corporativa. En este
último caso existen dos sub variantes las cuales difieren de acuerdo a quién tiene
a cargo la cancelación/pago de la factura de la tarjeta de crédito si la empresa
trabaja con tarjeta corporativa.
¿Un agente de gastos puede tener más de una tarjeta corporativa asignada a su cuenta?
Si, ecExpense administra múltiple tarjetas corporativas por usuario. A su vez unas
tarjetas las puede pagar el usuario y otras la empresa, lo cual no impide al ecExpense
a tomar todas las variable necesarias para emitir automáticamente y en forma exacta
la orden de reintegro.
¿Cómo es el reintegro en casos en que un agente de gastos tiene más de una tarjeta
corporativa asignada a su cuenta?
Recuerde que si un agente de gastos tiene más de una tarjeta corporativa, y a su
vez el pago de unas está a cargo de la empresa y otras a cargo del empleado, la
liquidación contemplará todos los escenarios de acuerdo al sujeto de pago que corresponda
para cada caso, emitiéndose una única y consolidada Orden de Reintegro, la cual
es una combinación de las dos formas de conciliar. Este proceso es automático y
no requiere intervención de ningún administrativo para conciliar.
¿Cómo es el cálculo del reintegro a los agentes de gastos?
Obtenga mas información en el documento "Reintegros Como calcularlos",
Click aquí
¿Es posible enviar al banco las órdenes de acreditación en cuenta de los reintegros
a los agentes de gastos?
Por medio del archivo de acreditación de las liquidaciones de las rendiciones aprobadas,
es posible generar un archivo o documento impreso para cumplir con dicha tarea automatizando
la función de reintegro.
Tarjetas Corporativas
[Volver]
¿Cuáles son las tarjetas corporativas que ecExpense admite?
Todas las tarjetas emitidas por VISA Argentina y su red de bancos de la República
Argentina.
¿Si mi empresa opera con otra tarjeta corporativa como se debe proceder?
Informando a clientes@ecexpense.com
se le dará la solución. En el asunto deberá incluir “Mi empresa opera con otra tarjeta
corporativa”, y en la descripción deberá especificar cuál es la empresa de tarjetas
corporativa con la cual opera. A partir de esto recibirá las indicaciones para determinar
el momento y la posibilidad de que puedan operar con su tarjeta corporativa.
¿En que facilita importar el archivo de consumos con tarjeta corporativa?
Por medio de la importación del archivo electrónico de cargos del mes. Podrá resolver
errores de captura manual y reducir costos en cada uno de los pasos del proceso:
- a. para los empleados, en el armado de las rendiciones y envío para su aprobación,
- b. en la gerencia, evitando la pérdida de tiempo en el control de la información,
y
- c. en el área contable y financiera, en el proceso de dicha información la cual
contará con datos ciertos de origen logrando un mejor control, evitando así posibles
fraudes u omisiones.
¿Cómo identifico el archivo de consumos con tarjetas corporativas que debo utilizar
para importar al ecExpense?
Para las tarjetas corporativas VISA, existen dos tipos de archivos en VISA HOME
Argentina para descargar. Usted como administrador del ecExpense deberá descargar
el archivo que se llama "Archivo de consumos con CUIT" cuyo formato es
.DKT.
¿Cómo procedo a descargar e importar en el ecExpense el archivo de consumos de tarjetas
corporativas de VISA HOME Argentina?
Al seleccionar dicho archivo, de “aceptar” a esta opción y proceda a descargarlo.
Se abrirá una ventana donde le solicita la confirmación de descarga, y entre las
opciones se mostrará “guardar”, proceda a guardar este archivo en un sector de su
equipo que pueda identificar para posteriormente producir la importación del mismo
en el ecExpense. Podrá ver que al guardar el archivo, este tiene como nombre de
descarga: “Cupones con CUIT”.
Se recomienda crear un subdirectorio nuevo donde “guarde” dichos archivos para su
mejor administración.
¿Cuáles son las de cargos/consumos con tarjeta corporativa que contempla ecExpense?
Son los denominados COMPRAS (también e indistintamente cargos o consumos)
Estos cargos corresponden a todos los consumos que ha realizado el agente de gastos
y que deberán ser rendidos en los “informes de gastos” siempre y cuando éstos correspondan
a consumos realizados en nombre de la empresa.
¿Existen excepciones de cargos/consumos que no deben ser rendidos en los informes
de gastos?
Quedarán excluidos de las rendiciones de gastos en los “Informes de Gastos” todos
aquellos que sean considerados como:
- GASTOS PERSONALES: Son aquellos consumos que el agente de gastos ha realizado para
sí y no corresponden a gastos realizados en nombre de la empresa. La acción a seguir
para este caso es “retener” el cargo clasificándolo en el ecExpense como “cargos
personales”, (no incluirlo en ningún “informe de gastos”).
- GASTOS DESCONOCIDOS: Son aquellos consumos que el agente de gastos “desconoce” como
propios (personales o de la empresa). La acción a seguir para este caso es “retener”
el cargo clasificándolo en el ecExpense como “cargos desconocidos”, (no incluirlo
en ningún “informe de gastos”), y proceder informando a la compañía de tarjetas
para su ajuste o reversión(crédito en el resumen de cuenta de la tarjeta).
Ayuda y Soporte
[Volver]
¿Cuáles son las fuentes de ayuda y soporte que cuenta ecExpense?
El ecExpense, es una plataforma realizada con la propiedad de que su uso es predictivo
y sencillo. No obstante, cuenta con un sistema de “Ayuda”, donde todos los usuarios
tienen asistencia online en diferentes modos:
- “Videos de Entrenamiento”, que en forma dinámica instruye en cómo utilizar el ecExpense.
Están ubicados en cada solapa o sección de la misma, donde el usuario cuenta con
el video correspondiente a dicha sección para así asistirlo directamente desde la
pantalla en donde se produce su necesidad en el uso.
- “FAQs”, o preguntas frecuentes, a las cuales se accede de modo sencillo y que responden
a las consultas generales que el usuario realiza con frecuencia.
- “Documentos” (PDF), para asistir a los usuarios en determinadas y puntuales consultas
conceptuales, ubicados en cada solapa o sección del ecExpense.
- “Soporte”, Los usuarios podrán solicitar que se los asista a través del soporte
de ecExpense. Este soporte es gestionado por medio del usuario Administrador de
su empresa a quién deberán dirigir todas las necesidades de soporte, y quién a su
criterio, podrá solicitar online que se evacuen consultas, dudas, sugerencias o
reportar problemas en el uso de la plataforma.
Seguridad y Aspectos Legales
[Volver]
¿Qué debo hacer en primer lugar al acceder a ecExpense?
Se recomienda que al ingresar por primera vez, cambie la “contraseña provisoria”
que la plataforma le ha asignado como usuario al ser dado de alta e informada por
correo electrónico. A su vez, mantenga en secreto la nueva contraseña y no la divulgue,
pues de ésta depende su acceso exclusivo y privado al ecExpense.
¿Cuál es la seguridad al operar con ecExpense?
Seguridad certificada
La plataforma protege la información sensitiva a través de un canal de comunicación
seguro utilizando SSL (Secure Socket Layer). Esto garantiza que toda la información
que se transite entre el servidor y su equipo permanece privada y segura. Esta seguridad
está provista por la empresa THAWTE, líder mundial de certificación digital. Para
más información ingresar en www.thawte.com
Política de privacidad
Gruppo Consiglio S.A. ha adoptado, a través de una Política de uso, privacidad y
protección de datos, los niveles de seguridad de protección de datos personales
legalmente requeridos, instalando todos los medios a su alcance para evitar la pérdida,
mal uso, alteración, y acceso no autorizado a ellos. Esta política le garantiza
que sus datos personales y empresariales serán usados de acuerdo con la finalidad
para la que fueron solicitados manteniendo los niveles de seguridad mencionados.
¿Cómo puedo verificar la validez del certificado digital?
En la home de ecExpense (www.ecexpense.com)
y en la página de ingreso a la plataforma, se encuentra el certificado otorgado
por Thawte (sello certificante) que habilita al usuario para verificar los datos
del mismo pudiendo ingresar al mismo con un clic sobre dicho sello.
¿Cuáles son los derechos de propiedad intelectual e industrial de ecExpense?
Los textos, diseños, imágenes, bases de datos, logos, estructura, marcas y demás
elementos de este sitio están protegidos por las leyes y los tratados internacionales
sobre propiedad intelectual e industrial. Cualquier reproducción, transmisión, adaptación,
traducción, modificación, comunicación al público, o cualquier otra explotación
de todo o parte del contenido de este sitio, efectuada de cualquier forma o por
cualquier medio, electrónico, mecánico u otro, están estrictamente prohibidos salvo
autorización previa por escrito de CONSIGLIO S.A.. Cualquier infracción de estos
derechos puede dar lugar a procedimientos extrajudiciales o judiciales civiles o
penales que correspondan.
¿Existe la posibilidad de obtener una licencia o autorización de uso sobre el sistema
ecExpense?
CONSIGLIO S.A. no concede ninguna licencia o autorización de uso de ninguna clase
sobre sus derechos de propiedad intelectual e industrial o sobre cualquier otra
propiedad o derecho relacionado con las PLATAFORMAS E-C, los servicios o los contenidos
de la misma.
La legitimidad de los derechos de propiedad intelectual o industrial correspondientes
a los contenidos aportados por terceros es de la exclusiva responsabilidad de los
mismos.
¿Cuál es la Legislación Aplicable y su Jurisdicción para el ecExpense?
Las condiciones generales se rigen por la legislación argentina. En los casos en
que los servicios sean prestados en terceros países donde CONSIGLIO S.A. tenga personería
y presencia jurídica, serán las correspondientes al país en cuestión.